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Executive Assistants: die Manager im Hintergrund

von Careerplus • 25 September 2015

Sie sind unverzichtbar für die Produktivität von Führungskräften: Executive Assistants. Die persönlichen Assistenten nehmen ihren Vorgesetzten die Arbeit ab, die sie von den wirklich wichtigen Dingen abhält. Sehr gut ausgebildet, erfahren und zuverlässig, leisten sie unverzichtbare Dienste.

Executive Assistants: die Manager im HintergrundExecutive Assistants: die Manager im Hintergrund

Kennen Sie die amerikanische Erfolgsserie «Mad Men»? Eine Werbeagentur im New York der 1960er-Jahre, rauchgeschwängerte Luft, die Männer sind Machos, der Chef ein Frauenheld, mit dabei: eine Armada von Sekretärinnen. Hübsch, jung, unerfahren, eine geringe Ausbildung, oder – im schlimmsten Fall – ein Drachen im Vorzimmer. Solche Klischees über Sekretärinnen existieren bis in die heutige Zeit. Und sie alle sind ebenso schrecklich wie schlicht falsch. Denn gerade die Executive Assistants – das sind persönliche Assistenten von einem oder mehreren Vorgesetzten auf der Geschäftsleitungs-/Managementstufe – können weit mehr als nur Telefone entgegennehmen und den Empfang managen. Es sind sehr gut ausgebildete Fachkräfte – mehr als ein Drittel mit einem Bachelor-Abschluss, gut ein Drittel mit einer höheren Ausbildung –, die die Geschäftsleitung, den Vorstand oder Abteilungsleiter in organisatorischen und administrativen Belangen unterstützen. Sie koordinieren Meetings, bereiten die Unterlagen für diese vor, optimieren Tagesabläufe, koordinieren reibungslose Geschäftsreisen, führen Protokoll, halten Projekte auf Kurs, organisieren Events, führen die nationale und internationale Korrespondenz und unterstützen die Budget- und Rechnungsprozesse. Um nur einen kleinen Einblick in das breite und anspruchsvolle Tätigkeitsfeld der Executive Assistants zu geben.

Eine Investition, die sich auszahlt

Die Stelle der Executive Assistants hat heutzutage aber oft einen schweren Stand in einem Unternehmen, sind Letztere doch einem enormen Druck ausgesetzt und versuchen, Kosten zu sparen und den «head count» tief zu halten. Vorschnell wird davon ausgegangen, dass die Arbeitsorganisation dank E-Mails, Internet, Outlook und allerlei mobilen Geräten sowieso erleichtert wird. Was de facto nicht stimmt – wie viel Zeit man allein mit Mailbeantworten verliert, muss an dieser Stelle nicht erwähnt werden. Machen wir ausserdem ein Rechenbeispiel: Gehen wir von einer Führungskraft aus mit einer jährlichen Gesamtvergütung von einer Million Franken. Die Person arbeitet mit einer Executive Assistant zusammen, die 80 000 Franken verdient. Dieser finanzielle Aufwand ist dann egalisiert, wenn die Executive Assistant der Führungskraft so viel Arbeit abnehmen kann, dass diese um 8 Prozent produktiver sein kann – das entspricht 5 Stunden pro Woche bei einer 60-Stunden-Woche. Eine gute Executive Assistant spart der Führungskraft sogar weit mehr als diese fünf Stunden ein.

Die Executive Assistants sind...zwischen 31 und 40 Jahre alt oder sogar 50 plus. Ihr Jahressalär bewegt sich zwischen 80 000 und 110 000 Franken. Auf Erfahrung wird dabei grosser Wert gelegt...ältere Executive Assistants haben oft eine klassische KV-Ausbildung als Basis und sind über die Position als Teamassistentin zu ihrer Stelle gekommen. Die jüngeren unter ihnen weisen immer öfter einen Hochschulabschluss vor."

Gibt es die typische Executive Assistant? Und wieso überhaupt «die»?

Gehen wir zurück zu unserem Ausgangsbild der «klassischen Sekretärin»: weiblich, jung, unerfahren, mit einer Grundausbildung und schlecht bezahlt. Im Fall der Executive Assistant eine komplett falsche Annahme. Ausser, dass es tatsächlich hauptsächlich Frauen sind, die sich als Executive Assistants bewerben (im Kandidaten-Pool von Careerplus machen die Frauen 92 Prozent aus, die Männer 8 Prozent). Das ist aber das einzige Klischee, das zutrifft: Die Executive Assistants sind in der Mehrheit zwischen 31 und 40 Jahre alt oder sogar 50 plus. Ihr Jahressalär bewegt sich zwischen 80 000 und 110 000 Franken, bei internationalen Unternehmen eher ab 90 000 Franken. Auf Erfahrung wird dabei grosser Wert gelegt. Einen typischen Werdegang gibt es zwar nicht, doch haben ältere Executive Assistants oft eine klassische KV-Ausbildung als Basis und sind über die Position als Teamassistentin zu ihrer Stelle gekommen. Die jüngeren unter ihnen weisen immer öfter einen Hochschulabschluss vor.

Darüber hinaus gibt es ein verbindendes Profil: Executive Assistants sind ausgesprochene Allrounder mit einer Dienstleistungsmentalität und einer ausgeprägten kommunikativen und organisatorischen Fähigkeit. Ausserdem beherrschen sie mindestens eine, wenn nicht mehrere Fremdsprachen, sind stressresistent, belastbar, proaktiv und flexibel. Empathie und Feingefühl sind ebenso gefordert wie Durchsetzungsvermögen und das Können, eine repräsentative Rolle einzunehmen. Vor allem aber haben Executive Assistants eine gute Beziehung zu ihrem oder ihrer Vorgesetzten, denn der Wohlfühlfaktor für diese oder diesen ist sehr wichtig – die Chemie zwischen beiden muss stimmen. Ein guter Assistent lernt schnell, was die Stärken und Schwächen des Vorgesetzten sind, was Ärger oder Stress auslöst. «Never change a winning team» lautet ein altbekanntes Sprichwort. Und genau das ist der Grund, warum viele gute Executive Assistants ihren Vorgesetzten von Job zu Job folgen.

September 2015

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Executive Assistant GL Assistentin Manager

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