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Mettez du poivre dans vos rapports!

par Raymond Bezençon • 18 décembre 2014

Les spécialistes des métiers des chiffres – comptables et contrôleurs de gestion notamment – sont créateurs réguliers de rapports: tableaux de bord, rapports de gestion, d’audit et autres rapports d’analyses diverses. De multiples documents qui ne sont pas forcément lus. Pourquoi? Découvrez les trucs et astuces pour assaisonner ces écrits avec goût.

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Certains de ces rapports ne sont pas lus dans l’immédiat par leurs destinataires et finissent aux oubliettes. Pourquoi? Souvent, leurs messages manquent d’attrait, et même si les contenus sont intéressants, ces documents terminent leur vie sous une pile poussiéreuse.

Comment écrire un rapport qui finira aux oubliettes

Voici l’exemple d’un rapport traditionnel de comptes rendus de chiffres sur une période donnée:

  1. Chiffre d’affaires
    Le chiffre d’affaires se monte à 1’200 KCHF, soit en augmentation de 8%, ce qui est encourageant dans un contexte de concurrence extrême.
  2. Production
    Malgré la hausse du chiffre d’affaires, la production de nos pièces est restée en dessous des prévisions
    (–4% à 540 KCHF). La cause principale de cette baisse est …………. etc.
  3. Frais généraux
    L’objectif de la compression des frais généraux n’a pas pu être atteint. Les chiffres de l’an passé (80 KCH) ont même été dépassés cette année (81 KCHF). Ceci est dû notamment à ………….. etc.

Comment rendre un rapport accrocheur

L’astuce pour un rapport qui donne envie d’être lu est d’adapter les titres et les chapitres en créant les messages précis que vous aimeriez transmettre. Par exemple, remplacez «Rapport financier du 1er trimestre 2014» par «1er trimestre 2014, une période comptable mitigée». A sa lecture, le destinataire aura de suite envie de savoir pourquoi la période était mitigée et se penchera plus en détail sur son contenu.

Quant aux titres et textes, voici comment customiser ceux précités:

  1. Un chiffre d’affaires encourageant
    Le chiffre d’affaires se monte à 1’200 KCHF, soit en augmentation de 8% malgré une concurrence extrême.
  2. La production en dessous des prévisions
    Malgré la hausse du chiffre d’affaires, la production est restée en dessous des prévisions, etc.
  3. L’objectif de compression des frais généraux non atteint
    Les chiffres de l’an passé (80 KCHF) ont même été dépassés cette année (81 KCHF), etc.

Grâce à la simple lecture des titres, l’essentiel des éléments de vos rapports est transmis au lecteur. Ils seront enfin lus et ne finiront pas sous une pile de documents. Mais faites attention, de tels contenus nécessitent une responsabilité plus importante de la part de leurs auteurs.

Alors, femmes et hommes du métier des chiffres, à vos messages écrits!

 

À propos de Raymond Bezençon

Conseiller d’entreprise indépendant et chargé de cours depuis plus de 20 ans chez Virgile Formation, Raymond Bezençon a créé en 2014 la société Goodwill Formation SA dont le but est de contribuer activement à la formation préparatoire en vue de l’obtention du Brevet fédéral de Spécialiste en finance et comptabilité. Raymond Bezençon s’est associé à cet effet à plus d’une dizaine de chargés de cours confirmés et compétents ayant formé plus de 2’000 candidats à l’examen précité. Plus de 340 participants en Suisse romande font de cette école la plus importante de la région francophone après seulement quelques mois d’existence.

 

 

décembre 2014

TAGS

Un rapport accrocheur Chiffre d’affaires Frais généraux

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