Candidatures et prises de références: ce que vous devez savoir

Après un interview, des renseignements complémentaires sont parfois nécessaires; on doit par exemple vérifier l’adéquation culturelle ou certaines assertions rédigées dans le certificat de travail. Pour y parvenir, il peut être utile de demander une évaluation à d’anciens collègues ou supérieurs du candidat.

Un appel de référence sert donc à confirmer une impression générale, à clarifier des questions non résolues dans le certificat de travail ou le CV et auxquelles il n’a pas été possible de répondre pendant l’interview. La prise de références est donc utile, au plus tôt après le premier entretien, même mieux après le deuxième, voire pas du tout. 

Les questions à creuser par le responsable du personnel dépendent du profil du poste, de l’entreprise, du candidat et aussi de la personne même qui mène l’entretien. Chacun remarque autre chose. Pour cette raison, les informations sur les références professionnelles ne doivent pas figurer par défaut sur un CV, mais doivent être disponibles ponctuellement. La candidate a ainsi la possibilité de mentionner des références spécifiques et adéquates pour le nouvel emploi potentiel. 

Bases juridiques: sur autorisation uniquement

Questionner est certes autorisé, mais pas sans limitation. Il est ainsi interdit, selon la loi suisse sur la protection des données, de prendre une référence sans l’assentiment du candidat. Si elle est prise malgré tout, la personne concernée peut porter plainte pour « le traitement injustifié de ses données personnelles » selon l’article 15 de la LPD comme cela est mentionné sur le site officiel du préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT). Par ailleurs, le candidat concerné a la possibilité « de poursuivre pénalement l’ancien employeur » selon l’article 35 de la LPD, « s’il a transmis des données confidentielles, particulièrement sensibles ou sur le profil de la personnalité », en d’autres mots, des références.
En outre, les personnes de référence n’ont l’autorisation de donner des informations que sur la prestation et le comportement de la candidate. Car selon la loi, une référence a pour but d’approfondir l’impression fournie par le certificat de travail. Le même principe de base que pour le certificat de travail s’applique. Une référence doit être factuelle, véridique et en même temps bienveillante. 

Ce à quoi les candidats doivent prendre garde:

• Réfléchissez avant votre premier entretien quelle est la personne adéquate pour fournir une référence, en lien avec cette candidature spécifique. Qui peut, en connaissance de cause, évaluer vos performances et compétences nécessaires au poste ouvert ? Avec quelle personne avez-vous collaboré ces cinq dernières années qui s’exprimera positivement à votre sujet ? Vous pouvez aussi demander à votre potentiel nouvel employeur ce à quoi il sera attentif lors de la prise de références. Les références adéquates sont les anciens supérieurs, des clients externes ou aussi des collègues. Choisissez deux ou trois personnes dans chaque catégorie.
• Si vous ne mentionnez pas votre dernier employeur, il est nécessaire de le justifier. Dans le cas contraire, l’on pourrait croire que vous avez quelque chose à cacher. 
• Important: demandez d’abord à vos références leur autorisation avant de les mentionner. Informez-les pour quel poste et dans quelle entreprise vous avez déposé une candidature. Vous pouvez aussi leur communiquer comment se sont déroulés les entretiens jusque-là et ce que l’entreprise souhaiterait peut-être savoir. Mieux la référence est préparée, meilleure sera sa contribution. 
• Vérifiez les données de contact de vos références. Le nom de l’entreprise, la fonction actuelle et, avant tout, le numéro de téléphone et l’adresse électronique sont-ils encore d’actualité ? 
• Ayez sous la main la liste des références pour le second entretien, au cas où elles vous sont demandées. À défaut, faites-les suivre aussi vite que possible. 
• Vous êtes légalement en droit d’être informé sur le contenu des références fournies. Posez la question poliment.

À quoi les responsables du personnel doivent-ils faire attention ? 

• Obtenez des candidats l’accord écrit pour une prise de références.
• Assurez-vous qu’un temps limité s’est déroulé depuis que la candidate a eu le dernier rapport professionnel avec la référence. Plus celui-ci est long, moins bon sera le souvenir.
• Afin d’obtenir une image équilibrée, nous recommandons deux ou trois références différentes.
• Déterminez clairement quelles informations vous souhaitez vérifier: s’agit-il des capacités de gestion de personnes de la candidate ? Dans ce cas, un ancien collaborateur est la référence idéale. Vous intéressez-vous à une mention particulière dans le certificat de travail ? C’est le supérieur qui est la bonne personne. Mais attention: vous ne pouvez questionner que les personnes citées comme référence par les candidats. 
• Établissez une liste de questions avant d’appeler la référence. Quelles informations manquent sur le certificat, quelles évaluations aimeriez-vous vérifier ? Pour vos questions, basez-vous sur le CV, le certificat de travail ainsi que le descriptif de fonction.