Imaginez un athlète qui ne connaît pas son temps après avoir passé la ligne d’arrivée et qui ne saurait dire exactement comment il s’est entraîné. Ce coureur ne peut ni renouveler son exploit ni améliorer sa performance. Un tel scénario est impensable dans le sport. Dans le domaine du recrutement, c’est pourtant monnaie courante. De nombreuses entreprises renoncent à mesurer et à analyser leurs activités de recrutement à l’aide d’indicateurs clés de performance (Key Performance Indicators – KPI). Au final, le poste vacant a été pourvu. Cependant, on examine rarement si les mesures utilisées étaient réellement les plus judicieuses et si le candidat se révèle être le plus approprié. Il s’agit là d’une omission majeure.
Pourquoi avoir recours au controlling?
Avant, tout était simple: les recruteurs affichaient leurs offres d’emploi et attendaient de voir qui postulait. Mais aujourd’hui, la numérisation offre un arsenal de possibilités: portails de l’emploi, propre page emploi de l’entreprise, réseaux sociaux, réserves de talents ou encore active sourcing. Cela présente l’avantage de pouvoir s’adresser plus directement aux candidats et de pouvoir contrôler les mesures de manière beaucoup plus ciblée. Toutefois, en raison de la richesse de l’offre, il devient de plus en plus difficile de garder une vue d’ensemble des canaux et des méthodes utilisés. Qu’est-ce qui a bien fonctionné et qu’est-ce qui n’a pas eu l’effet souhaité? Le controlling permet d’apporter de la clarté. En effet, quelques indicateurs, ou KPI, suffisent à fournir des renseignements sur les mesures, et parfois même en temps réel (plus d’informations sur les KPI en matière de recrutement dans l’interview avec une experte en controlling).
Néanmoins, les responsables du recrutement ont apparemment des réticences par rapport au controlling et hésitent beaucoup à s’en servir. Peut-être est-ce aussi dû au fait qu’il peut être désagréable de rendre son propre travail soudainement si transparent. D’autre part, de nombreux recruteurs redoutent une charge de travail importante. Les deux sont compréhensibles. Toutefois, le controlling n’est pas une mesure rétrospective des performances du service de recrutement, mais vise à améliorer les processus actuels ou futurs. Et si l’on sait ce qui fonctionne, on peut alors utiliser les ressources personnelles et financières de manière plus ciblée. Les faiblesses peuvent être atténuées et les recruteurs peuvent travailler de manière plus focalisée. Pour en revenir au sportif: il ne s’agit pas de s’entraîner plus, mais mieux.
Voici comment introduire un controlling simple
1. Clarifiez la situation actuelle: quels objectifs de l’entreprise sont pertinents pour le recrutement? Qu’est-ce qui fonctionne bien actuellement dans le processus de recrutement, qu’est-ce qui pourrait être amélioré? Par exemple, la fluctuation est-elle trop importante? Y a-t-il trop peu de candidatures appropriées pour certains postes? La direction, les collaborateurs, leurs supérieurs hiérarchiques et les candidats sont-ils satisfaits du processus de recrutement?
2. Définissez la situation souhaitée: formulez maintenant les objectifs en vous basant sur la situation actuelle. Veillez à ce qu’ils soient concrets et aussi précis que possible. Ce n’est qu’avec des objectifs clairement définis que vous obtiendrez des résultats exploitables. En fonction de la définition de la tâche, il est également possible d’inclure les objectifs de l’entreprise. Ceux-ci doivent également être mesurables et réalistes, faute de quoi la motivation ne sera pas au rendez-vous. De plus, ils devraient être reconnus par les collaborateurs et la direction. Enfin et surtout, un délai (réaliste) est nécessaire.
3. Déterminez les KPI: lors de la sélection des indicateurs de performance, la devise «moins c’est plus» s’applique. Limitez-vous à une poignée d’indicateurs et fixez des priorités: quelle est l’analyse la plus importante pour l’entreprise et la situation actuelle? Veillez à sélectionner des données qui sont faciles d’accès d’un point de vue technique. Définissez les KPI de manière à ce qu’ils soient contraignants pour toutes les parties concernées. La mesure du «Time-to-hire» commence-t-elle avec la mise en ligne de l’offre d’emploi ou avec la constatation de l’existence d’un poste vacant?
4. Collectez les données et analysez-les: facilitez-vous la vie. Utilisez des programmes tels que Google Analytics pour collecter les données ou utilisez les données que les plates-formes d’emploi, par exemple, mettent à votre disposition. Veillez à toujours utiliser la même méthode de collecte, le contraire équivaudrait à comparer des pommes et des poires. Il est également important que les données soient à jour et collectées régulièrement (précisez la fréquence à l’avance). N’oubliez pas: discutez régulièrement des évaluations avec les personnes impliquées et adaptez les mesures de manière ciblée.
Les défis
Bien se préparer est une chose. Savoir reconnaître les pièges en est une autre. Voici une sélection des pièges les plus courants du controlling:
- Reporting exagéré: il existe une abondance de données. L’art du controlling: limitez-vous à quelques KPI significatifs.
- Ne pas définir d’objectif: si vous n’avez pas de stratégie en tête, vous vous disperserez et collecterez des données sans obtenir de résultat exploitable.
- Sous-estimer le travail nécessaire: si vous ne planifiez pas rigoureusement votre temps au début du processus de controlling, vous risquez d’abandonner en cours de route par manque de ressources.
- KPI irréalistes: il convient de préciser à l’avance si la collecte des KPI est (techniquement) simple à mettre en œuvre.
