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Wie Sie mit Active Sourcing erfolgreich rekrutieren

Aktiv nach Kandidaten suchen, bevor eine Stelle neu besetzt werden muss: Active Sourcing nennt sich diese anspruchsvolle Rekrutierungsmassnahme. Wann macht sie Sinn, und welche Schritte müssen dabei beachtet werden? Eine Anleitung in sechs Schritten.

03. February 2017

Bei der Rekrutierung über Active Sourcing werden die Rollen getauscht: Nicht ein Kandidat bewirbt sich bei einem Unternehmen, sondern das Unternehmen beim potenziellen Mitarbeiter. Gemäss Definition bedeutet Active Sourcing die aktive Suche und Direktansprache von Mitarbeitern, bevor es eine Stelle neu zu besetzen gilt. Ein Unternehmen versucht also, in persönlichen Kontakt mit potenziellen Bewerbern zu treten und mit ihnen eine dauerhafte Beziehung aufzubauen. Der Vorteil liegt darin, auf Kandidaten zurückgreifen zu können, sobald der Bedarf da ist. In der Praxis wird aber oft erst mit einer konkreten Stelle Active Sourcing betrieben.

Active Sourcing ist eine anspruchsvolle Rekrutierungsmassnahme, die ein gewisses Mass an finanziellen und personellen Ressourcen benötigt. Insbesondere KMU sollten daher zuerst andere Rekrutierungskanäle wie Karriereseiten, Mitarbeiterempfehlungen und Onlinestelleninserate nutzen. Erst wenn diese Quellen ausgeschöpft sind und es mit der Mitarbeitersuche nicht geklappt hat, sollte Active Sourcing als Massnahme in Betracht gezogen werden.  

Der Rekrutierungsprozess folgt einem Ablauf, der grob in sechs Schritte unterteilt werden kann:

  1. Zielgruppe definieren
  2. Sourcing-Kanäle auswählen
  3. Suche
  4. Erstkontakt
  5. Zweitkontakt
  6. Netzwerkpflege

1. Zielgruppe definieren

Der erste Schritt beginnt mit der Definition des Anforderungsprofils respektive der Suchkriterien. Für eine effiziente Suche empfiehlt sich, das Profil mit möglichst klaren Begriffen zu umreissen und von der Linie abzusegnen. Definieren Sie Keywords für Jobtitel, Qualifikationen und Fähigkeiten. Überlegen Sie, ob alle Anforderungen, die Sie an einen künftigen Mitarbeiter stellen, abgedeckt sind. Falls nicht, bestimmen Sie weitere Keywords und suchen Sie nach Synonymen.

2. Sourcing-Kanäle auswählen

Wer die Wahl hat, hat die Qual. Es gibt dutzende Möglichkeiten, einen potenziellen Mitarbeiter zu finden. Nicht jeder Sourcing-Kanal ist für jeden Wunschkandidaten gleich gut geeignet. Eruieren Sie vor der Mitarbeitersuche, auf welchen Kanälen und Portalen Ihre potenziellen Mitarbeitenden am ehesten präsent sind. Nutzen Sie diese für Ihr Active Sourcing aus:

  • Online-Business-Netzwerke wie Xing und LinkedIn
  • Soziale Netzwerke wie Facebook, Twitter, Google+, Instagram
  • CV-Datenbanken von Jobboards
  • Internetforen zu den jeweiligen Fachthemen
  • Fachmagazine
  • Unternehmenswebsites

Unabhängig vom gewählten Medium sollte eine Stellenanzeige immer auch auf der eigenen Website und auf Jobboards aufgeschaltet werden. Motivieren Sie auch Ihre Mitarbeiter, Empfehlungen für Kandidaten abzugeben.

3. Active Sourcing – die Suche

Sind Zielgruppe und Kanal definiert, kann die eigentliche Suche starten. Zu Beginn ist es sinnvoll, sich auf die zentralen Keywords zu beschränken. Je nach Umfang des Resultats kann die Suche auf die Synonyme ausgeweitet werden. Technikaffine Recruiter können für ihre Suche Programme wie «Boolean Search» oder «X Ray Search» zu Hilfe nehmen. Mit «Boolean Search» wird mittels Programmiersprache respektive der Anordnung von Keywords, Synonymen und Kriterien (wie UND, ODER) die Suchauswahl spezifiziert. «X Ray Search» erlaubt es einem Sourcer, auch ohne eigenen Account über Chrome oder Google in verschiedenen Netzwerken nach Talenten zu suchen.

Suche über Business-Netzwerke

Kommen Business-Netzwerke zum Einsatz, ist es entscheidend, das eigene Profil auf Vordermann zu bringen: Zu einem professionellen, ansprechenden und transparenten Auftritt gehören ein freundliches Foto, ein persönliches Auftreten (Beschreibung in erster Person), eine Zusammenfassung der eigenen Fähigkeiten (optimal sind circa fünf Skills) und des Tätigkeitsfelds der Firma, ein breites Netzwerk (500 Kontakte und mehr) sowie allfällige Kontaktangaben.

4. Erstkontakt (Direktansprache)

Nicht die Suche nach dem potenziellen Mitarbeitenden ist beim Active Sourcing das Anspruchsvolle, sondern vielmehr der erste Kontakt, die Direktansprache des Kandidaten. Dem Recruiter muss es innert kürzester Zeit gelingen, die gefundene Person zu überzeugen und ihr Vertrauen zu gewinnen. Der Erstkontakt muss entsprechend gründlich vorbereitet werden:

  • Sorgfältige Analyse: Finden Sie so viel über ihn heraus wie möglich. Nutzen Sie die Informationen, aber bleiben Sie diskret.
  • Seriöse und individuelle Ansprache: Schreiben Sie nicht um den heissen Brei, sondern kommen Sie schnell auf den Punkt: das Jobangebot.
  • Transparente Information: Sagen Sie auch ein paar Sätze zum Unternehmen, zur konkreten Stelle und zu Entwicklungsmöglichkeiten. Vergessen Sie nicht, zu erwähnen, warum sich Ihr Angebot für den Angeschriebenen lohnt.
  • Prägnanter Schluss: Beenden Sie Ihre Nachricht mit einer Frage. Besser als «Wann können Sie telefonieren?» eignet sich «Können Sie am Dienstagnachmittag oder am Mittwochvormittag besser telefonieren?». Ihre Nachricht sollte insgesamt nicht länger als 100–125 Wörter sein.
  • Richtiges Timing: Schicken Sie die E-Mail zwischen 6.00 und 8.00 Uhr am Morgen von Ihrer Firmenadresse. Bekommen Sie innerhalb von zwei Tagen keine Rückmeldung, fragen Sie nach.

Im Falle einer Absage vernetzen Sie sich trotzdem auf Xing oder LinkedIn. Kennt der Wunschkandidat vielleicht jemanden, der an seiner Stelle geeignet wäre? Finden Sie es heraus. Empfehlungsmanagement ist ein zentraler Teil des Active-Sourcing-Prozesses.

5. Zweitkontakt

Während der Erstkontakt vor allem auf elektronischem Weg erfolgt, muss der Zweitkontakt in jedem Fall persönlich sein – am Telefon oder noch besser bei einem Treffen. Was gilt es dabei zu beachten?

  • Beachtung schenken: Schaffen Sie eine positive Atmosphäre und zeigen Sie Interesse an Ihrem Gegenüber. Vermeiden Sie es, nur aus Ihrer Perspektive zu sprechen.
  • Positives hervorheben: Rücken Sie das Unternehmen – Unternehmenskultur, Umfeld, Chef, Kollegen – in ein gutes Licht. Verzichten Sie aber auf Übertreibungen, diese wirken schnell unglaubwürdig.
  • Ehrgeiz wecken: Zeigen Sie konkrete Beispiele für die berufliche Entwicklung auf.
  • Am Ball bleiben: Geben Sie zum Schluss des Gesprächs die Timeline für die nächsten Schritte vor, vereinbaren Sie einen Nachfolgetermin.
  • Absage akzeptieren: Besteht kein Interesse auf Seiten des Kandidaten, fragen Sie nach Empfehlungen. Akzeptieren Sie, wenn jemand Ihr Angebot ablehnt.

6. Netzwerkpflege (Talent Relationship Management)

Oft sind potenzielle Mitarbeitende interessiert, können ihre aktuelle Stelle aber nicht sofort aufgeben. Versuchen Sie dennoch – mittels Beziehungspflege –, die Kandidaten kurz- bis mittelfristig an Sie bzw. Ihr Unternehmen zu binden. Planen Sie, einen Talent-Pool aufzubauen, müssen weitreichendere Massnahmen ergriffen werden. «Talent Relationship Management» beinhaltet den regelmässigen telefonischen Kontakt, die Einladung zu Firmenevents, Fachtagungen, Netzwerkevents und Mittagessen. Rapportieren Sie, wen Sie bereits für welche Stelle angefragt haben und wie Sie mit dem betreffenden Kandidaten verblieben sind. Eine saubere Nachbearbeitung gehört genauso zum Active Sourcing wie die sorgfältige Vorbereitung.

Ihre Sourcing-Experten

Careerplus ist spezialisiert auf die Rekrutierung mittels Active Sourcing. Die Sourcing-Spezialisten werden im Rahmen eines 16-wöchigen Trainings gezielt auf «Active Sourcing» und «Direktansprache» geschult. Mit aktivem Wissens- und Innovationsmanagement werden die neusten Trends im Bereich Active Sourcing und Recruiting entdeckt, geprüft und intern weitergegeben.