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La fonction aux mille et une facettes

par Careerplus • 25 septembre 2015

Ils sont responsables de la productivité des positions dirigeantes. Ils? Les assistants de direction! Non seulement ils soulagent leurs chefs de nombreuses tâches, mais encore ils sont très bien formés, expérimentés et fiables. Les assistants de direction ont plus d’un tour dans leur sac.

La fonction aux mille et une facettesLa fonction aux mille et une facettes

Connaissez-vous la série télévisée américaine «Mad Men»? C’est une série qui se déroule au sein d’une agence publicitaire dans le New York des années 1960. On y découvre une atmosphère imprégnée d’odeur de tabac, une culture machiste avec un chef tombeur et, cerise sur le gâteau, une armada de secrétaires gloussantes. De jolies femmes, jeunes, sans expérience, avec une formation minimale, ou dans le pire des cas, une vieille pucelle qui fait office de dragon de service. De tels clichés à propos des secrétaires existent encore aujourd’hui et ils véhiculent une image aussi négative que fausse. Les assistants de direction secondent personnellement un ou plusieurs supérieurs d’une direction générale ou d’un management, leurs tâches et compétences dépassent ainsi largement celles d’un travail de secrétariat. Ces personnes sont très bien formées – plus d’un tiers d’entre elles possèdent un Bachelor et un bon tiers est doté d'une formation supérieure. Elles accompagnent au quotidien dans leur organisation et travail administratif la direction générale, le conseil d’administration ou le chef de service. Nous vous présentons ici, de manière non exhaustive, une liste de tâches que les assistants de direction exécutent pour leurs supérieurs:

L’assistant de direction: un ROI puissant!  

L’assistanat de direction représente actuellement un poste que certaines entreprises rechignent à repourvoir, la pression économique forte les conduisant à opérer des coupes dans les ressources humaines. Ces sociétés pensent peut-être que l’ère d’Internet, des courriels et autres applications ou programmes d’organisation leur faciliteront la vie. Mais c’est un leurre. Inutile de vous expliquer comment perdre son temps à vouloir répondre au flux de courriels quotidien. Calculons ensemble: soit un manager avec une enveloppe annuelle globale d’un million CHF. Il engage un assistant de direction pour un salaire de CHF 80 000. Pour cette force de travail supplémentaire, le manager doit augmenter sa propre productivité de 8%, ce qui correspond à 5 heures par semaine pour une semaine de 60 heures. Et la plupart des assistants de direction réalisent un travail qui va au-delà de ces 5 heures!

L’assistant de direction typique, ça existe?

Reprenons le stéréotype classique du/de la secrétaire: féminine, jeune, inexpérimentée, possédant une formation basique et mal payée. Secrétaire ou assistant de direction, le cliché est fondamentalement faux. À l’exception peut-être du genre: en effet, quasi tous les assistants de direction sont… des assistantes de direction! Dans le pool des candidats de Careerplus pour ce métier spécifique, 92% sont des femmes, 8% des hommes. Autres caractéristiques des assistantes de direction: en grande majorité, elles sont âgées entre 31 et 40 ans, ou elles ont plus de 50 ans. Leur salaire annuel se situe entre CHF 80 000 et CHF 110 000, mais dans une entreprise internationale, le revenu de base peut commencer à CHF 90 000. Les employeurs sont très à cheval sur l’expérience acquise et s’il n’existe pas un parcours type de l’assistant de direction, on constate que les plus âgés ont souvent une formation commerciale classique et ont décroché leur poste en passant par l’assistanat d’équipe, tandis que les plus jeunes sont de plus en plus titulaires d’un diplôme supérieur. Nonobstant, on retrouve des dénominateurs communs chez tous les assistants de direction:

Pour un dirigeant, la relation personnelle qu’il entretient avec son assistant est primordiale: atomes crochus et confiance mutuelle sont les conditions sine qua non pour une excellente collaboration. Un bon assistant comprendra très vite la personnalité de son chef, pourra cerner ses forces et faiblesses et identifier ses facteurs de stress. «Ne pas changer une équipe qui gagne», tel pourrait être le slogan qui décrit au mieux le binôme dirigeant-assistant. C’est pourquoi de nombreux assistants de direction suivent leur chef de poste en poste.

septembre 2015

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Executive Assistant GL Assistentin Manager

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