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Mit Vertragsmanagement alle Verträge im Blick behalten

von Careerplus • 7 Oktober 2016

Es ist die Basis für eine geregelte und gute Zusammenarbeit von Anfang an bis zum Schluss: das Vertragsmanagement. Am Finanz Club von Careerplus erläuterte der Wirtschaftsjurist Adriano Toma, wie man die Verträge unter Kontrolle behält. Wir haben nochmal nachgehakt.

Die Verträge im Blick behaltenDie Verträge im Blick behalten

So wie im Privatleben eine saubere Ablage und regelmässige Kontrolle der Papiere oft dauerhaft auf übermorgen verschoben wird, geniesst das sogenannte Vertragsmanagement auch im Geschäftsleben nicht immer oberste Priorität. Oft gilt gar die Devise: Was die letzten Jahre funktioniert hat, wird auch weiterhin gehen. Solange sich niemand beschwert, wird nichts verändert und schon gar nicht investiert. Ein Fehler, der teuer oder sogar existenzbedrohend werden kann! Denn kennt man zum Beispiel seine Pflichten nicht im Detail, kommt man bei Vertragsbruch schnell in Erklärungsnot und wird womöglich verklagt. Gut fürs Image ist das nicht. Eine solide Vertragskontrolle im Geschäftsalltag tut also not. Die Aufgabe des Vertragsmanagers ist komplex und nicht zu unterschätzen: Seine Aufgaben beinhalten alles, was sich mit der Entwicklung, Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung der Verträge in einem Unternehmen beschäftigt. Sein Job kann sogar als Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens bezeichnet werden.

Adriano Toma, Dr. iur., eidg. dipl. Experte in Rechnungslegung und Controlling sowie Betriebswirtschafter HF, verrät den Sinn und Unsinn eines Vertragsmanagements, seine persönlichen Tipps und was man beruflich mitbringen sollte für eine Aufgabe als Vertragsmanager.

Adriano Toma, was kann dem Unternehmen bei schlechtem Vertragsmanagement schlimmstenfalls blühen?

Abgesehen von allfälligen immateriellen Einbussen, wie beispielsweise Imageverlust, ergeben sich insbesondere finanzielle Folgen durch das Verpassen von Fristen, namentlich bei Leistungspflichten, also versäumten Lieferfristen. Je nach Vertrag (Kauf- oder Werkvertrag) und Wahlrecht des Kunden besteht nicht nur die Gefahr, dass vertraglich vereinbarte Erträge ausfallen, sondern dass auch Schadenersatz und, sofern vertraglich vereinbart, auch Konventionalstrafen die Jahresrechnung belasten.

Ein gutes Vertragsmanagement ist wie eine Versicherung: Gut, dass man sie hat, aber besser, wenn man sie nie braucht." Adriano Toma

Warum gibt es vor allem auch bei KMU oft keine zentrale Stelle, die Verträge verwaltet und überwacht – wenn dies doch so ein wichtiges Thema ist?

Controlling kostet. Und das Vertragsmanagement ist durchaus eine Controllingaufgabe im Sinne der aktiven Planung und Gestaltung des Unternehmens. Wenn etwas kostet, stellt sich die Frage des Kosten-Nutzen-Verhältnisses. Ein gutes Vertragsmanagement ist wie eine Versicherung: Gut, dass man sie hat, aber besser, wenn man sie nie braucht. Erst wenn sich ein pathologischer Fall einstellt – wie eine versäumte Lieferfrist oder eine verpasste Prüfe- und Rügefrist –, zeigt sich der Zweck beziehungsweise der Nutzen eines Vertragsmanagements.

Ab welcher Unternehmensgrösse lohnt sich Vertragsmanagement überhaupt?

Meine bescheidene Erfahrung zeigt, dass es weniger eine Frage der Grösse als eine Frage der Risiken ist. Auch ein Kleinunternehmen kann sich je nach Branche oder Geschäftsmodell erheblichen Risiken aussetzen. Ein Beispiel: Nehmen Sie einen Kleinbetrieb in der Automobilzulieferbranche. Die Abnehmer in dieser Branche, die Autobauer, sind mengenmässig überschaubar, man kennt sich wohl auch in der Branche und hat oftmals gegenüber den Lieferanten eine stärkere Vertragsposition. Eine verpasste Lieferfrist könnte unter Umständen verheerende Folgen für das Kleinunternehmen haben. Nicht nur, dass solche Lieferverträge oftmals mit hohen Konventionalstrafen verbunden sind, es könnte sich auch negativ auf künftige Geschäfte auswirken. Ist das Unternehmen nicht in der Lage, rechtzeitig neue Geschäftsfelder zu erschliessen, kann dies existenzbedrohend sein.

Eine verpasste Lieferfrist könnte unter Umständen verheerende Folgen für das Kleinunternehmen haben. Nicht nur, dass solche Lieferverträge oftmals mit hohen Konventionalstrafen verbunden sind, es könnte sich auch negativ auf künftige Geschäfte auswirken." Adriano Toma

Welches sind die drei am meisten begangenen Fehler im Vertragsmanagement?

Der meines Erachtens grösste Fehler besteht darin, dass man sich der Gefahren, die einem fehlenden Vertragsmanagement zugrunde liegen, nicht bewusst ist. Eine aktive Auseinandersetzung mit möglichen vertraglichen Risiken kann auch zum Schluss führen, dass man gar kein Vertragsmanagement braucht. Daneben gibt es zwei weitere Fehler. Erstens: verpasste Termine. Nicht nur Liefertermine, sondern auch Prüfungs-, Rüge- oder Zahlungsfristen. Sie sind eine Form der Leistungsstörungen, die im schlimmsten Fall – und wenn es beim Juristen auf dem Tisch landet, ist es meist der schlimmste Fall – zum Rücktritt vom Vertrag, zu Schadenersatz- und Konventionalstrafzahlungen führen kann. Zweitens: Mangelhafte Leistungen – sie können zu Nachbesserung, Nachlieferung, Minderung oder gar Wandelung führen. In den meisten Fällen aber mit finanziellen Folgen.

Und wie kann man diese mit möglichst wenig Aufwand verhindern?

Wie bereits erwähnt ist eine aktive Analyse möglicher vertraglicher Risiken im Rahmen des eigenen Wertschöpfungsprozesses wohl der erste Schritt. Dies kann vielseitig sein. Von «nichts unternehmen» über das Einsetzen von Terminüberwachungssoftware bis hin zur Einführung von Qualitätsmanagementprozessen. Heute gibt es standardisierte Vertragsmanagementprogramme, die insbesondere die Überwachung und Einhaltung von Terminen sowie die zentrale, elektronische Aufbewahrung von Verträgen etc. ermöglichen.

Welches Profil oder welche Ausbildung muss der «Vertragsmanager» besitzen? Gibt es Weiterbildungsangebote?

Eine gute Frage! Die Anforderungsprofile von Vertragsmanagerinnen bzw. Vertragsmanagern sind extrem heterogen. Gesucht werden sowohl technisch versierte Betriebswirtschafter wie auch Controller mit juristischem Flair (und wohl auch Juristen mit Flair fürs Controlling). Insbesondere in grösseren Unternehmen ist das Vertragsmanagement wohl bei der Compliance-Abteilung angesiedelt, welche wiederum vorwiegend von Juristinnen und Juristen besetzt ist.

 

Zur Person
Adriano Toma, Dr. iur., eidg. dipl. Experte in Rechnungslegung und Controlling und Betriebswirtschafter HF, kommt in seiner Funktion als Wirtschaftsjurist immer wieder mit Fällen in Berührung, die auf ein fehlendes oder mangelhaftes Vertragsmanagement hinweisen. Seit 2002 ist er als selbständiger Unternehmensberater, Trainer sowie Dozent und seit 2013 als Wirtschaftsjurist in einer Berner Kanzlei tätig.

 

Warum braucht es Vertragsmanagement überhaupt?
Durch regelmässige Kontrolle der Verträge kann etwa vermieden werden, dass …
… Verträge oder Vertragsteile unwirksam werden.
… die Geschäftsführung persönlich haften muss.
… Schäden entstehen, weil die eigenen Pflichten nicht erfüllt oder schlecht erfüllt werden.
Wichtige Verträge können sein: Arbeits-, Miet-, Lizenz-, Werk- und Kaufverträge sowie alle Aufträge.

 

Die vier wichtigsten Regeln für ein systematisches Vertragsmanagement

1. Nehmen Sie die Risiken ernst

Sich der Gefahren bewusst zu werden, die einem fehlenden Vertragsmanagement zugrunde liegen, ist bereits die halbe Miete. Beauftragen Sie eine Person, die die Verträge mittels Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe analysiert, um Risiken besser einschätzen zu können.

2. Achten Sie aufs Timing 

Nicht nur Liefertermine sollten in allen Verträgen notiert werden, auch Prüfungs-, Rüge- oder Zahlungsfristen sind wichtig. Werden diese verpasst, kann es zum Vertragsrücktritt, zu Schadenersatz- und Konventionalstrafzahlungen kommen. Behalten Sie auch die Kündigungsfristen, insbesondere für Preisanpassungen, und das Auslaufen des Vertrags im Blick.

3. Lernen Sie die versprochenen Leistungen in- und auswendig

Der Vertragspartner kann bei mangelhafter Leistung Nachbesserung, Nachlieferung, Minderung oder gar Wandelung verlangen. In den meisten Fällen blühen finanzielle Einbussen und ein schlechter Ruf. Daher gilt: Geschuldete Leistungen müssen kontrolliert und regelmässig überwacht werden.

4. Schaffen Sie Transparenz

Generell müssen Verträge und alle Vertragsversionen so zentral abgelegt sein, dass sie schnell auffindbar sind. Denn: Liegen sie griffbereit, lässt sich rasch nachschlagen und der Verlauf der Verhandlungen nachvollziehen. Die Hürde zur Kontrolle sinkt.

Oktober 2016

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Vertragsmanagement Vertrag Verträge

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Für Arbeitgeber